6 semne că firma ta de producție a depășit programul de facturare

Multe firme de producție din România au pornit la fel: câțiva oameni, un produs bun și un program de facturare simplu, ieftin și eficient. De comenzi și de partea administrativă se ocupă patronul, iar materia primă se comandă atunci când se termină.

Pe măsură ce cresc volumul de muncă și numărul de clienți, produse și angajați, sistemul acesta nu mai face față. Comenzile încep să întârzie, materia primă lipsește tocmai când e nevoie de ea, iar pierderile nu le mai urmărește nimeni. Vechiul sistem nu s-a stricat. Are doar o limită până la care funcționează bine, iar firma ta a depășit-o.

Mai jos sunt 6 semne că ai ajuns în acest punct. Dacă te regăsești în 3 dintre ele, programul de facturare nu-ți mai ajunge.

1. Nu știi cât te costă de fapt un produs

Ai calculat prețul produsului demult, pornind de la materia primă, manoperă și cheltuielile de regie. Poate l-ai mai crescut de atunci, după inflație sau după cerere. Dar când ai calculat ultima dată cât te costă, de fapt, să scoți un produs finit? Fără cifra asta, poți vinde ani la rând un produs care îți aduce mult mai puțin decât crezi, sau chiar pierdere.

2. Afli că lipsește un material abia când pornești producția

Ai pornit o comandă și, la jumătatea ei, afli că nu mai ai material. În program apărea că mai ai, dar stocul din program nu bate cu ce e în depozit. Așa că aprovizionarea se face din ochi, iar rezultatul e mereu același: comenzi urgente la furnizori, transport plătit în plus și producția pe pauză. O rețetă pentru dezastru.

3. Firma nu merge mai departe fără tine

Ești singurul om care știe cap-coadă cum funcționează totul: ce se comandă, în ce ordine intră în producție, ce condiții are fiecare client. Nu e vina nimănui, așa a crescut firma. Dar asta înseamnă că oamenii tăi te așteaptă pe tine ca să poată lucra, iar tu aprobi decizii în loc să te ocupi de firmă. Când ai putut lipsi ultima dată o săptămână, fără ca cineva să te sune zilnic?

4. Pierderile din producție nu le contorizează nimeni

În producție e normal să ai pierderi. Problema apare când nu știi cât de mari sunt. Rețeta spune 10 kg, în hală s-au consumat 12, iar diferența nu ajunge nicăieri. Așa se pierde materie primă, se pierd ore de muncă, iar la inventar nimeni nu mai știe de unde vin lipsurile. Câte procente din materia primă se duc lunar pe rebuturi, la tine în hală?

5. Aceeași comandă se scrie de trei ori

Întâi scrii oferta. Apoi scrii din nou aceleași date pe fișa de producție. Apoi încă o dată pe factură. Aceeași informație, de trei ori, de mână. Și e suficient ca o singură cifră să fie greșită undeva pe drum, ca hala să facă alt produs sau ca factura să plece greșită la client. Când s-a întâmplat ultima dată la tine?

6. Contabila îți cere în fiecare lună documente care lipsesc

La final de lună se caută avize, bonuri de consum și note de predare. Ele există, pe hârtie, prin hală sau prin mașina cuiva, dar nu în program. Luna se închide greu, iar greșelile ajung până în declarațiile către ANAF.

Ce faci mai departe

Dacă ai bifat unul sau două semne, s-ar putea să-ți ajungă un modul de stocuri în programul actual. Dacă ai bifat trei sau mai multe, ai nevoie de un sistem care leagă comenzile, stocurile și producția. Vezi „Cum alegi un ERP pentru o firmă de producție”.