Odoo și Saga: cum gestionezi producția și stocurile fără să schimbi contabila

Aproape la fiecare discuție cu o firmă de producție sau de distribuție din România ajungem, mai devreme sau mai târziu, la aceeași întrebare: „Dacă punem Odoo, ce facem cu contabila? Ea lucrează în Saga și nu vrea să-l schimbe.”

Răspunsul scurt: nu trebuie să schimbi nici contabila, nici programul ei.

Varianta pe care o recomandăm celor mai multe firme mici și mijlocii e simplă: toată activitatea operațională se mută în Odoo (oferte, comenzi, achiziții, depozit, producție și facturare), iar contabilitatea financiară și declarațiile către ANAF rămân în Saga. Datele trec din Odoo în Saga prin fișiere de import, fără ca cineva să mai introducă facturile de două ori.

Mai jos vezi exact cum se împarte munca între cele două programe, cum circulă datele între ele și cât costă legătura.

De ce apare blocajul: Saga e făcut pentru ANAF, nu pentru hală

Saga este cel mai răspândit program de contabilitate din România dintr-un motiv foarte bun: e ieftin, stabil, actualizat rapid la fiecare modificare a Codului Fiscal, iar aproape orice expert contabil știe să lucreze în el.

Problema apare atunci când încerci să conduci o fabrică sau un depozit cu un program gândit pentru bilanțuri și declarații fiscale.

Contabilitatea se uită în trecut: înregistrează documentele după ce lucrurile s-au întâmplat, adesea la câteva săptămâni distanță, când ajung hârtiile la birou. Tu, ca proprietar sau manager de producție, ai nevoie să vezi ce se întâmplă azi:

• Câte materii prime mai ai pe raft acum, nu câte aveai pe 25 luna trecută, când s-a închis gestiunea.
• În ce stadiu e comanda unui client și la ce utilaj s-a blocat.
• Cât material s-a consumat în realitate la o șarjă, față de cât scria în rețetă.
• Cât costă de fapt să produci un produs, înainte să trimiți oferta clientului.

Când încerci să ții toate acestea în Saga și în zece tabele Excel pe lângă, ajungi ca operatorii să scrie pe foi de hârtie, cineva de la birou să transcrie foile în calculator, iar contabila să le mai introducă o dată la final de lună.

Cum împărțim munca între Odoo și Saga

În loc să forțăm contabila să învețe un ERP internațional sau pe tine să conduci producția din Excel, lăsăm fiecare program să facă ce știe mai bine.

Cum trec datele din Odoo în Saga, fără muncă dublă

Saga importă din fișiere XML facturi de intrare și de ieșire, încasări, plăți, clienți, furnizori și articole. Pe acest import se sprijină ambele variante de mai jos. Alegerea depinde de volumul de documente și de felul în care lucrează contabilitatea (în firmă sau externalizată).

Varianta 1: export periodic din Odoo (varianta standard). Firma lucrează toată luna în Odoo: recepționează marfă, produce, consumă materiale și emite facturi. La finalul săptămânii sau al lunii, Odoo generează fișierele exact în formatul cerut de Saga. Contabila le importă în câteva minute, verifică conturile și închide luna.

Pentru majoritatea fabricilor mici și mijlocii cu contabilitate externă, e varianta cea mai sigură și mai ieftină. Contabila păstrează controlul înainte ca datele să intre în balanță, dar scapă de introducerea manuală a sutelor de facturi.

Varianta 2: export automat (pentru volume mari sau contabilitate în firmă). Odoo generează fișierele automat, pe măsură ce documentele sunt validate, cu conturile contabile românești deja completate (301, 345, 371, 401, 4111, 701 etc.), și le pune într-un folder comun. Contabila nu mai descarcă nimic: deschide importul din Saga și preia tot ce s-a adunat.

Cum se împacă stocurile din Odoo cu cele din Saga

Cea mai mare teamă a unui contabil când aude de un ERP nou este descărcarea de gestiune: „Cum știu eu în Saga câtă materie primă s-a consumat și câte produse finite s-au făcut?”

Într-o firmă de producție, aici se câștigă cel mai mult timp.

În Odoo, când operatorii din hală finalizează o comandă de producție, sistemul știe exact ce materii prime s-au consumat (conturile 301 și 302) și ce produse finite au rezultat (contul 345), la costul lor real, calculat FIFO sau prin cost mediu ponderat (CMP).

Contabila nu mai stă cu teancul de rețete în față ca să facă bonuri de consum în Saga. La final de lună, Odoo îi dă consumurile și producția centralizate pe conturi, gata calculate, pe care le înregistrează în Saga ca o singură notă contabilă, în locul a zeci de bonuri.

Dacă apare o diferență la inventar sau o întrebare la un control, detaliul pe șarjă, lot, dată și operator rămâne în Odoo, la două clicuri distanță.

Cât costă integrarea Odoo cu Saga

Pentru că facem atât implementarea Odoo, cât și software custom și integrări, construim legătura pe felul în care lucrează contabila ta, nu după un șablon rigid.

Conectarea cu Saga e o parte mică din bugetul total de implementare, despre care am scris pe larg în articolul Cât costă un ERP pentru o fabrică din România. Se recuperează din orele pe care oamenii tăi nu le mai pierd copiind facturi, NIR-uri și bonuri de consum dintr-un program în altul.

Important e să implicăm contabila încă din faza de analiză. O discuție de 30 de minute între noi și contabil, înainte de configurare, scutește săptămâni de ajustări mai târziu. Când un contabil vede că nu îi schimbăm programul și că, în loc de pungi cu facturi și tabele Excel neclare, primește un fișier curat pe care îl importă în câteva minute, are toate motivele să susțină proiectul.